In unserer digitalisierten Arbeitswelt, die von Schnelligkeit und Effizienz geprägt ist, ist es entscheidend, sämtliche Projekte zielorientiert zu steuern. Deshalb ist eine akkurate Erfassung der Arbeitszeit ein entscheidender Punkt. Projekte und die, damit investierte Arbeitszeit digital zu erfassen sorgt für mehr Transparenz und hilft gleichzeitig, Ressourcen ökonomisch zu nutzen. Vor allem geht es um das Budget, welches bis zum letzten Cent fair und effektiv eingeteilt werden kann.
In vielen Unternehmen dient die Erfassung der Arbeitszeit als Methode zur Effizienzsteigerung, vor allem, wenn verschiedene Teams innerhalb des Unternehmens miteinander zusammenarbeiten. In diesem Artikel wird analysiert, wie ein System zur Erfassung des Zeitmanagements im Projektumfeld funktioniert und welche Vorteile daraus resultieren.
Optimale Ressourcenplanung – so geht’s
Ein optimales Projektmanagement kann nur funktionieren, wenn auf eine korrekte Planung aller Ressourcen geachtet wird. Zu diesen Ressourcen zählen jedoch nicht nur finanzielle Kapazitäten, sondern auch die Verfügbarkeit und die Einteilung der Mitarbeiter. So kann durch eine akribische Aufzeichnung der Arbeitszeit eingesehen werden, wie lange bestimmte Aufgaben in der Praxis an Zeit in Anspruch nehmen. Diese Daten bieten eine valide Grundlage für zukünftige Projektplanungen. Analysiert man beispielsweise, dass ein Webprojekt in der Vergangenheit 30 Stunden an Arbeitszeit in Anspruch genommen hat, kann dieser Parameter für zukünftige Webprojekte als Grundlage berücksichtigt und Zeitpläne können genauer gestaltet werden.
Eine detaillierte Zeiterfassung kann zudem dabei helfen, Engpässe frühzeitig zu eruieren und für Personalnachschub zu sorgen. Anhand eines derartigen Systems zur Erfassung der Arbeitszeit können Personalverantwortliche einsehen, ob sich Mitarbeiter zu viel Zeit für eine Aufgabe genehmigen oder damit überfordert sind. Dann kann die Führungsetage Gegenmaßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass das gesamte Projekt in Zeitverzug gerät. So kann nicht nur die Produktivität gefördert werden, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da Überlastungen gekonnt vermieden werden können.
Zeitnahe Kostenkontrolle und richtige Budgetierung
Ein großer Vorteil einer exakten Erfassung der Projekt- und Arbeitszeit ist die verbesserte Kostenkontrolle. Wenn Unternehmen externe Projekte von Auftraggebern annehmen, ist es ein wesentlicher Arbeitsschritt, die Arbeitszeit so zu dokumentieren, dass sie lückenlos und ergo problemlos abgerechnet werden kann. Dies gilt primär für Dienstleister, die ihre Arbeitszeit direkt an den Endkunden weiterreichen. Durch eine detaillierte Erfassung der Arbeitszeiten kann nachgerechnet werden, wie viel Zeit für welche Aufgaben implementiert wurde und wie die Kosten zustande gekommen sind.
Ein lückenloses Zeitmanagement ermöglicht es außerdem, Projekte zu analysieren und hierbei ist die Rede vom Budget. Wenn man während eines laufenden Projekts feststellt, dass mehr Arbeitsstunden als veranschlagt benötigt werden, kann das Budget mitunter angepasst oder Ressourcen umverteilt werden. Dank dieser neu geschaffenen Transparenz können unangenehme Überraschungen vermieden und gleichzeitig kann bewusst auf Budgetüberschreitungen reagiert werden.
Insgesamt kann gesagt werden, dass eine effiziente und akkurate Dokumentation der Arbeitszeit einige wichtige Vorteile mit sich bringt. Beginnend bei der optimalen Nutzung aller Ressourcen über die Budgetierung bis hin zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit im Team und mehr Transparenz kann eine Zeiterfassung nur Vorteile mit sich bringen. Durch den Einsatz moderner Zeiterfassungssysteme wird jedes Projekt und damit das einhergehende Projektmanagement transparenter, angenehmer und effizienter für Verantwortliche und Mitarbeiter.
