Steuern für Selbstständige: Welche Ausgaben fallen an?

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Sich selbstständig zu machen ist mit großen Hürden verbunden, viele Gründer denken in erster Linie aber nicht an die Steuern, die sie künftig zahlen müssen. Doch spätestens, wenn das Finanzamt Nachweise für die eigenen Einnahmen und Ausgaben haben möchte, sollte man sich Gedanken über die steuerlichen Abgaben seiner Gewinne machen. Natürlich ist es deutlich besser, sich schon viel früher damit auseinanderzusetzen, am besten noch vor der eigentlichen Gründung.

Welche Steuern fallen für Selbstständige an?

Im Grunde sind die Steuern nicht kompliziert, wenn man einmal weiß, was auf einen Freiberufler oder Selbstständigen zukommt. Solange Sie sich ausreichend mit den Formalien auskennen, ist auch die Steuererklärung kein großes Problem mehr. Schauen wir uns einmal genauer an, welche Steuern anfallen, welche Abgaben damit verbunden sind und wie Selbstständige eigentlich ihre Steuererklärung einreichen.

Einkommensteuer

Wie auch normale Angestellte müssen Selbstständige eine Einkommensteuer zahlen. Diese funktioniert auch ähnlich, ist aber mit einem höheren bürokratischen Aufwand verbunden. Grundsätzlich bezieht sich diese Steuer auf alle Einnahmen und wird dann mit allen geschäftlichen Ausgaben und auch einigen privaten Ausgaben verrechnet. Dazu zählen unter anderem die Kranken- und Rentenversicherung. Je nach Umfang der Selbstständigkeit müssen einige hier nur eine Handvoll Felder ausfüllen, andere haben wiederum etwas mehr Aufwand. Wichtig ist immer, alle finanziellen Belege zur Hand zu haben und somit den echten Gewinn auszurechnen.

Wer unter einem Freibetrag von aktuell 11.605 Euro (Stand März 2024) ist, der muss keine Steuern zahlen. Für ein Ehepaar gelten hier Einnahmen ab 23.208 Euro. Die Einkommensteuererklärung muss jedoch trotzdem ausgefüllt werden. Wie bei allen steuerlichen Ausgaben entscheidet ab diesem Betrag die Höhe des Einkommens über die Prozente. Diese liegen zwischen 14 und 42 Prozent.

Wer Kirchensteuer oder einen Solidaritätszuschlag zahlt, der muss das bei diesem Formular ebenfalls abgeben. Die entsprechenden Abgaben werden dann direkt mit berechnet. Während der Solidaritätszuschlag stets bei 5,5 Prozent liegt, müssen Sie diese erst ab einem Einkommensteuerbeitrag von 973 Euro zahlen. Im Moment schwankt die Kirchensteuer zwischen 8 (nur in Bayern und Baden-Württemberg) und 9 Prozent.

Es lohnt sich auf jeden Fall, die Einkommenssteuer in einigen Abständen zu berechnen, um zu schauen, wie sich Einnahmen auf die zu zahlenden Steuern auswirken. Im Internet gibt es viele Rechner, die alle Bestandteile der Einkommensteuer mit einbeziehen und Ihnen eine ausführliche Übersicht geben. In einigen Fällen wird vom Finanzamt von Selbstständigen auch eine sogenannte Einkommensteuervoranmeldung verlangt. Dabei werden bereits viermal jährlich steuerliche Abgaben getätigt, die anhand der Daten des vorherigen Jahres berechnet wurden. Mithilfe der endgültigen Steuererklärung müssen Sie dann entweder Nachzahlungen anstellen oder erhalten Beiträge zurück.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer fällt ebenfalls für so gut wie alle Selbstständigen an, aber mit einer großen Ausnahme. Hier kommt die Kleinunternehmerregel ins Spiel, die bestimmt, dass ein Umsatz von unter 22.000 Euro nicht besteuert werden muss. Das Folgejahr darf dabei nicht höher als 50.000 Euro sein, ansonsten fällt man aus der Regel raus. Diese Angabe kann sowohl bei der Anmeldung beim Finanzamt (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) als auch bei der eigentlichen Steuererklärung erfolgen.

Kleinunternehmen müssen also keine Mehrwertsteuer ausweisen, aber dürfen durch diese Regulierung auch keine Vorsteuer abziehen. Das reduziert zwar den allgemeinen bürokratischen Aufwand, eine Umsatzsteuererklärung müssen diese Selbstständigen aber trotzdem abgeben. Am Ende wird einfach eine Null angezeigt.

Für alle anderen gilt hier der normale Umsatzsteuersatz von 7 oder 19 Prozent. Hier entscheidet das entsprechende Gewerbe darüber, wie viele Abgaben erfolgen. Die Vorsteuer muss dementsprechend von allen Dienstleistungen und Produkten berechnet werden und die Zahlungen erfolgen monatlich. Die meisten Finanzämter haben hier eine Frist für jeden 10. Tag im Monat. In einigen Fällen ist auch eine vierteljährliche Abgabe möglich. Die Umsatzsteuer fließt sozusagen von Hand zu Hand. Während Selbstständige diese auf ihren Rechnungen angeben, müssen Kunden diese zusätzlich bezahlen. Behalten werden darf sie aber nicht, sondern wird dann später ans Finanzamt weitergegeben.

Zusätzliche Steuern

Während die Umsatz- und Einkommenssteuer alle Selbstständigen betreffen, gibt es im Folgenden noch einige Steuersätze, die nur in bestimmten Situationen auf selbstständige Personen zukommen. Diese beziehen sich auf einige Personengesellschaften, aber primär auf Kapitalgesellschaften. Schauen wir uns auch diese Steuern einmal genauer an.

Gewerbesteuer

Wer ein Gewerbe angemeldet hat, der muss auch eine zusätzliche Gewerbesteuer zahlen. Die Regelungen für eine solche Anmeldung sollten Sie vorher nachfragen, am besten direkt beim Finanzamt. Es ist nicht immer einsichtig, wer als Gewerbe gilt. Die Gewerbesteuer ist erst ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro fällig. Die Berechnung ist dabei etwas aufwändiger.

Der Ertrag wird zuerst mit der grundlegenden Steuermesszahl von 3,5 Prozent verrechnet und dann noch einmal mit einem zusätzlichen Hebesatz. Dieser ist je nach Region oder Gemeinde unterschiedlich und liegt aktuell zwischen 200 und 600 Prozent. Auch hier lohnt es sich absolut, sich vorher ausführlich über die entsprechenden Regelungen zu informieren. Ein Vorteil der Gewerbesteuer ist übrigens, dass sich diese mit der Einkommensteuer verrechnen lässt.

Körperschaftsteuer

Bei Kapitalgesellschaften fällt die Einkommensteuer weg, wird dabei aber durch die Körperschaftsteuer ersetzt. Diese ist jedoch deutlich einfacher zu berechnen. Einen Freibetrag gibt es nicht und es fällt immer eine Abgabe von 15 Prozent an. Hinzu kommen auch die 5,5 Prozent für den Solidaritätszuschlag. Zusammen ergeben diese dann genau 15,825 Prozent. Die Einnahmen und der Gewinn spielen hier keine Rolle.

Kapitalertragsteuer

Die Kapitalertragsteuer fällt ebenfalls nur bei Kapitalgesellschaften an. Diese belangt aber nur Ausschüttungen oder Dividenden, die an Gesellschafter gezahlt werden. Kapitalerträge werden mit einem Steuersatz von 25 Prozent besteuert, hinzu kommen hier aber auch die Kirchensteuer und der Solidaritätsbeitrag.

Wie reichen Selbstständige ihre Steuererklärung ein?

Auch das Finanzamt steigt auf eine zunehmende Digitalisierung um. Selbstständige und Freiberufler werden dazu aufgefordert, ihre Steuererklärungen und anderweitige Papiere online über das Elster-Portal abzugeben. Sie melden sich mithilfe des “Fragebogens zur steuerlichen Erfassung” bei Ihrem zuständigen Finanzamt an und erhalten darüber eine Steuernummer. Alle Dokumente lassen sich ganz einfach online finden und ausfüllen. Sie können auch Daten aus Ihren vorherigen Steuererklärungen übernehmen, was den ganzen Prozess deutlich verschnellert. Zudem erhalten Sie direkt nach dem Ausfüllen eine grobe Rechnung der steuerlichen Abgaben per Mail.

Tipps für die Steuererklärung für Selbstständige

Dokumente behalten: In Deutschland gilt eine Pflicht, Belege mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren, falls das Finanzamt doch Nachweise sehen möchte. Normalerweise werden Steuererklärungen ohne zusätzliche Dokumente verschickt, sollte aber etwas nicht stimmen, dann fragen die Behörden nach. Das kann auch viele Jahre zurückreichen.

Rechtzeitig dran denken: Die Frist für die Steuererklärung ist immer der 31. Juli des Folgejahres. Auf diesen Termin sollte sich jeder Selbstständige vorbereiten und die entsprechenden Unterlagen rechtzeitig beim Finanzamt einreichen. Dies gilt auch, wenn keine Steuern anfallen. Dokumentiert werden muss trotzdem alles, was Sie als Freiberufler machen. Hilfe suchen: Die Steuererklärung kann für Selbstständige wirklich kompliziert werden und einem viel Zeit rauben. Es lohnt sich also, nach Hilfe zu fragen. Bei der Steuererklärung gibt es extra Felder für Steuerberater, die bei der Bearbeitung geholfen haben.

Geld zurücklegen: Anhand der verschiedenen Rechnungen wird deutlich, wie viele Abgaben zu tätigen sind. Selbstständige sollten sich auch entsprechende Rücklagen anlegen, um auf die steuerlichen Abgaben vorbereitet zu sein. Hier lohnen sich 20 bis 30 Prozent, je nach geschätzten Einnahmen. Somit erhalten Sie auch keine bösen Überraschungen vom Finanzamt.

Fazit

Auch wenn diese Übersicht auf den ersten Blick überwältigend wirkt, wenn Sie einmal eine Steuererklärung als selbständige Person eingereicht haben, ist der Prozess gar nicht mehr schwer. Im Netz gibt es viele Anleitungen und auch das Elster-Portal ist unheimlich hilfreich. Jeder Schritt ist ausführlich erklärt, zudem lassen sich Dokumente als Vorlage speichern und auch erst später abschicken.