Es gibt Dinge, die Unternehmen gerne ignorieren. Es läuft doch irgendwie, oder? Schatten-IT gehört dazu. Sie taucht nicht plötzlich auf, sondern wächst langsam und still: Hier ein schnell installiertes Tool, dort ein geteiltes Google-Drive-Dokument. Und bevor man sich versieht, existiert eine zweite Welt an Software, von der die IT-Abteilung nichts weiß.
Warum passiert sowas eigentlich? Die offizielle IT ist einfach oft zu langsam oder zu umständlich. Wer wochenlang auf die Genehmigung einer neuen Software wartet, sucht sich eben selbst eine Lösung. Und dank Cloud-Tools und Apps geht das schneller, als es die IT- Abteilung mitbekommen würde.
Wie Schatten-IT Unternehmen ins Chaos stürzt
Schatten-IT ist ein Thema in einem eigentlich funktionierenden System. Solange nichts passiert, denkt keiner darüber nach. Doch sind plötzlich Kriminelle da und es gibt ein großes Problem. Die größte Gefahr ist dabei, dass Daten dort landen, wo sie nicht hingehören. Plötzlich speichern Mitarbeitende vertrauliche Informationen in einer nicht abgesicherten App. Zugriffskontrolle? Fehlanzeige. Updates? Wer weiß. Wenn dann ein Hacker angreift, gibt es keine Verteidigung.
Doch nicht nur die IT-Sicherheit leidet. Schatten-IT ist auch ein Garant für wildes Datenchaos. Wer Kundendaten mal hier, mal da speichert, verliert schnell den Überblick. Schon steht das Support-Team vor drei widersprüchlichen Kundendatenbanken und weiß nicht mehr, welche die richtige ist. Und dann ist da noch die rechtliche Seite. Datenschutzgesetze wie die DSGVO verlangen, dass Unternehmen wissen, wo ihre Daten gespeichert sind. Aber wenn niemand genau sagen kann, welche Tools überhaupt genutzt werden – tja, viel Glück bei der nächsten Prüfung.
Wie Unternehmen Schatten-IT in den Griff bekommen
Schatten-IT lässt sich nicht einfach mit Verboten ausrotten. Wer einfach alles blockiert, sorgt nur dafür, dass Mitarbeitende ganz andere Wege finden, an ihre Lieblings-Tools zu kommen. Stattdessen braucht es Transparenz. Der erste Schritt wäre herausfinden, welche Tools überhaupt genutzt werden. IT-Abteilungen müssen neugierig sein, statt nur Regeln zu verordnen. Warum greifen Teams auf Schatten-IT zurück und welche offiziellen Lösungen fehlen? Oft reicht es schon, zugängliche, moderne IT-Systeme bereitzustellen, damit sich Mitarbeitende nicht mehr nach Alternativen umsehen müssen.
Zum Glück gibt es eine sehr praktische Lösung. Es handelt sich um Mobile Device Management (MDM). Damit lässt sich genau nachverfolgen, welche Geräte mit Unternehmensdaten arbeiten. Software-Updates können zentral gesteuert und Sicherheitsrichtlinien direkt auf allen Geräten durchgesetzt werden. Wer sein Smartphone verliert, kann es aus der Ferne sperren oder löschen. Besonders für Unternehmen, die Apple-Geräte verwalten, ist eine leistungsfähige Apple MDM Software entscheidend, mit der sich iPhones und iPads effizient administrieren lassen. Das Entstehen von Schatten-IT lässt sich somit effizient vermeiden.
Kontrolle ist wichtig
Schatten-IT ist kein wirklicher Feind, sondern eher ein Symptom. Es ist ein Zeichen, dass sich Mitarbeitende nach besseren Lösungen umschauen. Unternehmen, die das erkennen, können gezielt handeln und sollten nicht mit Verboten einschreiten. Eine Mischung aus technischer Kontrolle, flexiblen IT-Angeboten und offener Kommunikation sorgt dafür, dass Schatten-IT nicht zu einem Problem wird. Das tolle an der ganzen Sache ist, dass die offizielle IT endlich so genutzt wird, wie sie gedacht war. Und das ganz ohne Umwege.
