Der Firmenwagen ist in vielen Unternehmen ein geschätzter Vorteil, der oft auch für private Zwecke zur Verfügung steht. Damit bietet der Dienstwagen Mitarbeitenden einen attraktiven Mehrwert, der jedoch steuerlich erfasst wird. Unternehmen stehen zudem vor der Entscheidung, ob sie den Firmenwagen kaufen oder leasen sollen. Wie so oft ist es eine Wahl, die von den Voraussetzungen des Unternehmens abhängig ist.
Private Fahrten sind steuerpflichtig
Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt, betrachtet das Finanzamt dies als geldwerten Vorteil, der der Einkommensteuer unterliegt. Der Grund dafür ist, dass Arbeitnehmende einen finanziellen Vorteil genießen, indem die Kosten für ein eigenes Fahrzeug gespart werden. Der Fiskus besteuert diesen Vorteil nach der sogenannten „1 %-Regelung“. Dabei wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil zum Gehalt hinzuaddiert und versteuert. Transparent wird diese Berechnung mit einem Firmenwagenrechner, der schwarz auf weiß aufzeigt, mit welchen Abgaben Beschäftigte rechnen müssen.
Alternativ zur 1 %-Regelung können Arbeitnehmende und Selbstständige ein Fahrtenbuch führen. Sämtliche Fahrten – sowohl berufliche als auch private – werden hier detailliert erfasst. Es ist eine Methode, die einen erheblichen Dokumentationsaufwand erfordert und sich nur lohnt, wenn der private Nutzungsanteil gering ist.
Leasing oder Kauf?
Ob ein Fahrzeug geleast oder im Eigentum des Unternehmens ist, spielt steuerlich keine Rolle für die private Nutzung. In beiden Fällen wird der geldwerte Vorteil für die private Nutzung nach den gleichen Prinzipien besteuert, und das ist der Listenpreis des Fahrzeugs. Leasingfahrzeuge können jedoch für Unternehmen in Hinblick auf Abschreibungen und steuerliche Abzugsfähigkeit von Vorteil sein. Bei geleasten Firmenwagen entfällt der Wertverlust, und die monatlichen Leasingraten sind als Betriebsausgabe voll abzugsfähig.
Für die Liquidität im Unternehmen liegt der Vorteil daher bei einem geleasten Fuhrpark. Insbesondere für Start-ups und Einzelunternehmen, die häufig über begrenzte Mittel verfügen, ist Leasing eine attraktive Alternative zum Kauf, da hohe Anschaffungskosten entfallen. Ein positiver Nebeneffekt ist die einfache steuerliche Bearbeitung von Betriebsausgaben. Der Abschreibungsaufwand ist deutlich höher.
Keine Begrenzung der privaten Nutzung
Eine formale Begrenzung für die private Nutzung gibt es nicht. Bei der Fahrtenbuchmethode beeinflusst der private Anteil die Höhe der zu versteuernden Summe. Es können jedoch firmeninterne Absprachen darüber gelten, wie intensiv ein Firmenfahrzeug privat genutzt werden darf. Ist die dienstliche Nutzung priorisiert, so kann eine Fahrt in den Urlaub ausgeschlossen sein. Ebenso möglich sind Kilometerbegrenzungen und Absprachen darüber, wer das Fahrzeug über die Unternehmensangehörigen hinaus nutzen darf.
Wann lohnt sich Leasing?
Leasing steht für eine flexible Nutzung, überschaubare Kosten und die Möglichkeit, regelmäßig auf aktuelle Modelle umzustellen. Vorteile, von denen jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, profitiert. Für Arbeitnehmende ist ein Firmenwagen an steuerliche Verpflichtungen geknüpft, aber auch hier profitieren die Nutzer von der aktuellen Modellauswahl und den privaten Ersparnissen.
