Die Arbeitswelt erlebt einen Wandel. Hybridmodelle sind ein Symbol für Flexibilität und ein Merkmal für New Work. In vielen Konzernen ist Desk Sharing Alltag. Die Büroflächen werden optimal genutzt und gleichzeitig kommt das Konzept den Bedürfnissen der Beschäftigten entgegen. Es ist ein Arbeitsplatzmodell, das ausgezeichnete Zukunftsaussichten hat.
Wäre da nicht der technische Rückstand, der dazu führt, dass die Arbeitsplatzvergabe zum Teil mit einfachen Excel-Tabellen erfolgt. Eine Lösung für eine optimale Arbeitsplatzverwaltung bietet ein Desk Sharing Tool. Software-Lösungen können dazu beitragen, eine effiziente Verwaltung der Schreibtische in den Unternehmensstandorten zu ermöglichen und die Zufriedenheit des Personals zu steigern. Es entsteht ein angenehmes Arbeitsumfeld, das sich positiv auf die Produktivität auswirkt.
Flexibilität in der Arbeitsplanung
Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem ermöglicht es, vorhandene Büroflächen flexibler zu nutzen. Dieser Nutzen zeigt sich vor allem im Rahmen von Hybrid-Work-Konzepten, bei denen Mitarbeitende sowohl vor Ort als auch im Homeoffice arbeiten. Beschäftigte können ihren Arbeitsplatz für den gewünschten Tag einfach vorab buchen und sicherstellen, dass sie einen freien Schreibtisch haben.
Diese Form der Organisation verringert unnötige Leerlaufzeiten durch die Suche nach verfügbaren Plätzen. Die Softwareanwendungen sind genau auf die speziellen Anforderungen der Arbeitsplatzvergabe zugeschnitten. Mithilfe des Tools entsteht eine Karte, die den Lageplan der Schreibtische beinhaltet. Für jeden Arbeitsplatz wird die Ausstattung hinterlegt. Desktop, höhenverstellbarer Tisch, Teamarbeitsplätze und Verfügbarkeit sind bei der Buchung einsehbar. Die Freigabe von Arbeitsplätzen in vertraulichen Abteilungen erfolgt über persönliche Berechtigungen.
Kostenersparnis durch optimierte Flächennutzung
In der Implementierung eines Desk-Sharing-Modells mit Unterstützung eines Buchungssystems liegt das Potenzial, Kosten zu senken. Da nicht jeder Mitarbeitende täglich einen festen Arbeitsplatz benötigt, lässt sich der erforderliche Büroraum reduzieren oder steht für eine andere Nutzung zur Verfügung. Die Möglichkeiten sind vielfältig. In agilen Konzernen sind Teamräume für Meetings wichtig, Flächen können aber auch gekündigt oder an Partnerunternehmen sowie Start-ups der Branche vermietet werden. Es gibt unterschiedliche Formen, wie eine Firma von der Nutzung eines Arbeitsplatz-Buchungs-Tools profitieren kann. Anbieter der Software bieten daher Beratungstermine an, um die individuellen Voraussetzungen im Betrieb zu ermitteln.
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Für Mitarbeitende ist ein anwenderfreundliches Buchungssystem ein wichtiger Baustein für die Vereinbarung von Büroalltag und Familie. Die Möglichkeit, flexibel zwischen Büro und Homeoffice zu wechseln und dennoch sicherzustellen, dass ein passender Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht, steigert die Zufriedenheit und Motivation der Angestellten. Die individuelle Gestaltung erlaubt eine präzise Anpassung an die Aufgaben und Projekte.
Gleichzeitig gelingen zuverlässige Absprachen im privaten Umfeld. Es ist ein Modell, das die notwendige Abwechslung von der Routine einräumt, ohne dabei den Betriebsablauf zu stören. Zufriedenheit ist ein wichtiger Antrieb für die Motivation und die Leistungsfähigkeit. Hybrid- und New-Work-Konzepte sind kein vorübergehender Trend. Starre Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle sind nicht mehr zeitgemäß und mit der richtigen Umsetzung ein echter Gewinn.
