Digitales Projektmanagement im Unternehmen richtig umsetzen

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In einer zunehmend digitalisierten Welt gewinnt das digitale Projektmanagement in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Traditionelle Methoden stoßen oft dabei oft an ihre Grenzen, denn häufig sind Flexibilität und schnelle Reaktion gefragt. Die Einführung digitaler Tools und Methoden ermöglicht es Unternehmen, Projekte effizienter, flexibler und transparenter zu gestalten.

Die Zukunft des Projektmanagements

Die Digitalisierung eines Unternehmens und deren interne Prozesse ist oftmals eine große Herausforderung: Abläufe und Arbeitsweisen haben sich seit Jahren etabliert und die Mitarbeitenden fühlen sich in den bestehenden Strukturen wohl. Deswegen ist es besonders wichtig, sie ins Boot zu holen und von den Vorteilen eines digitalen Projektmanagements zu überzeugen. Dieser Artikel erläutert die Unterschiede zum klassischen Projektmanagement, welche Vorteile es bietet und wie digitales Projektmanagement im Unternehmen umgesetzt werden kann.

Grundlagen des digitalen Projektmanagements

Digitales Projektmanagement ist keine Projektmanagement-Methode, vielmehr sollen bereits bestehende Prozesse digital abgebildet werden. Das trifft auf das klassische Projektmanagement zu, aber auch auf andere agile Arbeitsweise wie Scrum, Design Thinking, Kanban etc. Ziel ist es, Projekte mit Hilfe von digitalen Tools umzusetzen, z.B. mit Projektmanagement-Tools. Bei agilen Methoden ist dies von Vorteil, da flexiblere Arbeitsmodelle eingesetzt werden können. Denn wenn Daten in einem digitalen Tool hinterlegt sind, kann von überall darauf zugegriffen werden.

Die Anforderungen an ein solches Tool sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und können nicht generalisiert werden. Für die meisten Unternehmen ist aber beispielsweise das Thema Datenschutz sehr wichtig und ein Kriterium bei der Auswahl. Vor der Implementierung eines Tools sollte klar sein, wofür es verwendet werden und was es abbilden soll.

Welche Vorteile bieten digitale Lösungen?

• Erhöhte Effizienz: Es ist direkt alles an einem Ort verfügbar, kein langes Suchen mehr. Das spart Zeit, sodass der Fokus auf den wirklich wichtigen Dingen liegt
• Echtzeit-Kommunikation: Entsprechende Tools vereinfachen Absprachen. In einigen Projektmanagement-Tools gibt es beispielsweise eine Kommentarfunktion in Aufgaben, sodass es keine langen Erklärungen bedarf.
• Schnelle Anpassungsfähigkeit: Veränderungen wie z.B. ein stockender Zeitplan können in vielen digitalen Tools abgebildet werden und fallen so schneller auf. Das wiederum erlaubt schneller darauf zu reagieren,bevor größerer Schaden eintritt. Regelmäßige Überprüfungen des Zeitplans helfen dabei.
• Mehr Transparenz: Alles Wichtige ist in den digitalen Tools festgehalten und versinkt nicht im Meer der Mails. Zudem können alle Teammitglieder jederzeit auf Informationen zugreifen.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Kunden und Stakeholder können in das Projekt eingebunden werden, z.B. als Gäste im Tool und sind somit aktiver am Prozess beteiligt und können Feedback frühzeitig abgeben.
• Zeit sparen: Automatisierte Prozesse sorgen nicht nur für eine verminderte Fehleranfälligkeit, sondern reduzieren Aufwände, die an anderer Stelle eingesetzt werden können.

So wird digitales Projektmanagement umgesetzt: 6 Tipps

1. Ist-Status analysieren: Vor der Implementierung des digitalen Projektmanagements ist es wichtig, sich ein Bild der Ist-Situation zu machen und klar aufzulisten, was verändert werden kann und wo Stärken und Schwächen liegen. Dazu zählt auch, sich von Anfang an Ziele zu setzen, was erreicht werden soll.
2. Verantwortlichkeiten festlegen: Im gleichen Schritt geht es ebenfalls darum, Verantwortlichkeiten festzulegen. Gerade bei der Einführung von Tools ist eine Ansprechperson von enormem Vorteil. So weiß, das Team, an wen es sich bei Fragen und Problemen wenden kann.
3. Tool auswählen: Das führt zum nächsten Punkt: die Auswahl der richtigen Software. Dafür kann die Analyse des Ist-Zustands herangezogen werden, in der auch festgehalten werden sollte, welche Anforderungen an ein digitales Tools bestehen.
4. Mitarbeitenden abholen: Bevor bestehende Prozesse neu aufgezogen werden, sollte das Team aktiv in diese Veränderungen mit einbezogen werden. Beim Einsatz eines digitalen Tools sollten die Mitarbeitenden im Umgang damit geschult und ein gemeinsames Meeting organisiert werden, in dem die Funktionen und Anwendungsbereiche erklärt werden.
5. Kommunikation fördern: Besonders am Anfang sind regelmäßige Austausche wichtig, um zu erfahren, wie es im Team läuft und welche Schwierigkeiten aufgetreten sind. Aber auch darüber hinaus ist eine gute Kommunikation ausschlaggebend für das Teamgefühl und den Projekterfolg und sollte deshalb im Fokus stehen.
6. Aus Fehlern lernen: Fehler können passieren und sollten als Chance gesehen werden, etwas daraus zu lernen. Wenn man weiß, warum etwas passiert ist, kann man auch in den meisten Fällen verhindern, dass es erneut passiert. Eine offene Fehlerkultur, in der niemand Angst hat, darüber zu sprechen, ist das A und O.

3 Tools für die digitale Zusammenarbeit

Damit die Umsetzung einer neuen Strategie auch funktioniert, gibt es auch dafür digitale Hilfen. Hier ist eine Auflistung von praktischen Tools.

Projektmanagement-Software

Mit einer Projektmanagement-Software wie factro können alle Digitalisierungsprojekte optimal aufbereitet und geplant werden, während gleichzeitig die volle Übersicht mit gleich vier Projektansichten gegeben ist: das Kanban Board, das Gantt Diagramm, die Tabelle und das Herzstück, den Projektstrukturbaum. Der Projektstrukturbaum besteht aus einem Projektkopf, Paketen und Aufgaben und bietet einen visuellen Überblick über das Projekt.

Aufgaben kann ein Zeitraum und Priorität zugewiesen werden. Zeitkritische Aufgaben werden mit einem gelben oder roten Pfeil markiert, sodass diese sofort auffallen. Zudem gibt es das Kommentarfeld, das zum Beispiel bei aufgabenbezogenen Fragen genutzt werden kann, in dem aber auch Dateien und Dokumente angehängt werden können. Die eigenen Aufgaben werden im Kanban Board angezeigt, das in “Verantwortung” und “Ausführung” unterteilt ist.

Im Projektüberblick ist der Fortschritt des Projekts auf einen Blick erkennbar. Dort befindet sich ein Überblick über die Zeitaufwände, den Status sowie abgeschlossene und offene Aufgaben. Im Zeitplan sind alle Projekt im Style des Gantt Diagramms dargestellt und können so genau verfolgt und miteinander in Bezug gesetzt werden. Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Auslastungsübersicht, in der die Kapazitäten der Mitarbeitenden als Fieberkurve dargestellt werden und Lastspitzen visualisieren. Das ist besonders praktisch, wenn es um die Verteilung von Ressourcen geht.

Dokumentenmanagement

Eine zentrale Dokumentenablage vereinfacht viele Prozesse: Anstatt ewig lange nach Dateien zu Suchen oder Anzufragen, damit sie per Mail hin- und hergeschickt werden, können sie einfach in einem System wie beispielsweise Google Drive hochgeladen werden. Dort können Ordner und Arbeitsbereiche erstellt werden, die dabei helfen Dokumente zu organisieren. Freigaben können jedoch individuell eingestellt werden, das bedeutet, auch vertrauliche Dokumente, die nicht jeder sehen soll, sind hier gut aufgehoben.

Ein weiteres Feature, was die Zusammenarbeit unterstützt, ist, dass in Echtzeit an einem Dokument gearbeitet werden kann. Die Dokumente können entweder direkt in Google Drive erstellt oder hochgeladen werden. Neben schriftlichen Dokumenten (Google Docs) können auch Tabellen, Präsentationen oder Formulare erstellt werden.

Digitale Arbeitsbereiche

Für Teammeetings eignet sich ein digitaler Arbeitsbereich, in dem zum Beispiel zusammen gebrainstormt werden kann. Ein Tool, das sich dafür eignet, ist Miro. Hier können Online-Whiteboards erstellt werden, dafür können auch Vorlagen genutzt werden. Auf dem Board können unter anderem Post-its, Tabellen, MIndmaps, Diagramme und vieles weitere eingefügt werden. Innerhalb dieser Elemente können dann auch Formen, Textfelder oder Pfeile genutzt werden, um Informationen hinzuzufügen oder Verbindungen zwischen Elementen herzustellen.

Für unterschiedliche Zwecke können auch verschiedene Boards mit verschiedenen Teams erstellt werden. jedes Teammitglied kann dabei unterschiedliche Rollen erfüllen, zum Beispiel als aktive bearbeitende Person oder als Gäste, die nur gelegentlich an einem Board mitarbeiten.

Fazit: Erfolgsfaktoren für digitales Projektmanagement

Die erfolgreiche Umsetzung von digitalem Projektmanagement im Unternehmen erfordert eine durchdachte Strategie und den Einsatz geeigneter Tools und Methoden. Dadurch können Unternehmen ihre Effizienz steigern, die Flexibilität erhöhen und die Transparenz in Projekten verbessern. Dies ermöglicht eine schnellere Anpassung an Veränderungen und eine verbesserte Zusammenarbeit im Team.

Die Schulung der Mitarbeitenden und die Investition in solche Tools sind eine große Herausforderung, machen sich aber auf lange Zeit bezahlt und helfen dabei, wettbewerbsfähig in einer sich schnell wandelnden Welt zu bleiben. Allerdings ist dies kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der immer wieder verbessert wird. So bleiben Unternehmen am Zahn der Zeit und sind gerüstet für die Herausforderungen einer digitalen Welt.