Das Rechnungswesen hat sich grundlegend gewandelt. Elektronische Rechnungen haben die klassische Papierform abgelöst. Sie sind effizient, kostengünstig, umweltfreundlich und haben die gleiche Gültigkeit wie ein Ausdruck. E-Rechnungen bieten einige Vorteile für die Buchhaltungsprozesse im Unternehmen und auch die Empfänger sind häufig glücklich mit der papierlosen Variante.
Bezahlen per Online-Überweisung und die einfache Speicherung der Daten werden gern akzeptiert. Vom Fortschritt im Rechnungswesen profitieren Rechnungsstellende und Empfänger. Die Umstellung auf ein rein elektronisches Rechnungssystem wirft allerdings auch Fragen auf. Wie lassen sich E-Rechnungen archivieren und welche Anforderungen müssen bei der Sicherung eingehalten werden? Und welche Rolle spielt das Wachstumschancengesetz in der Nutzung von E-Rechnungen?
E-Rechnungen kurz erklärt
E-Rechnungen sind elektronische Dokumente, die eine Rechnung digital abbilden. Sie haben den gleichen rechtlichen Status wie die klassische Papierrechnung. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dokumenten müssen E-Rechnungen festgelegte Standards erfüllen, um gesetzlich anerkannt zu werden. Für den Versand der Dokumente muss ein Format gewählt werden, das sicherstellt, dass alle Daten maschinenlesbar und revisionssicher beim Empfänger ankommen. Bekannte Formate sind XRechnung oder ZUGFeRD. Die automatisierte Erstellung von Rechnungen spart Zeit und Kosten. Sie beschleunigt den Zahlungsverkehr und reduziert Fehlerquellen.
Von der Option zur Pflicht
Mit dem Start des nächsten Jahres sind Unternehmen verpflichtet, im B2B-Segment E-Rechnungen zu nutzen. Dies betrifft ausnahmslos alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrer Umsatzsteuerpflicht. E-Rechnungen werden zu einem festen Teil der Compliance und die Umstellung in der Buchhaltung muss zeitnah erfolgen, wenn bisher keine Schritte in diese Richtung unternommen wurden. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes sind E-Rechnungen ein Werkzeug für die Vereinfachung der steuerlichen Regelungen und sollen für mehr Fairness sorgen. Es wird daher Zeit, sich mit dem korrekten Erstellen, Versenden und Archivieren von E-Rechnungen zu befassen.
Einführung digitaler Buchhaltung
Die Vorteile von E-Rechnungen sind operativer Natur. Sie beschleunigen den Rechnungsprozess erheblich. Von der Erstellung über die Bezahlung bis zur Vorlage beim Finanzamt liegen die Daten digital vor. Die manuelle Dateneingabe entfällt und mit ihr reduzieren sich Fehlerquellen und Arbeitsaufwand. Über die Integration in bestehende ERP-Systeme wird die Buchhaltung zu einer effizienten Abteilung. Der Verzicht auf Papier und Toner ist ein Zeichen für nachhaltiges Handeln und ein zeitgemäßes Merkmal für Umweltbewusstsein.
Rechtliche Anforderungen
Neben den konkreten Vorteilen für den Betriebsablauf müssen Unternehmen bei der Nutzung von E-Rechnungen rechtliche Vorgaben beachten. Ein wichtiger Aspekt ist die revisionssichere Archivierung. Laut den gesetzlichen Richtlinien müssen E-Rechnungen in ihrer Originalform für zehn Jahre gespeichert werden. Dies ist die Dauer, die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgibt. In dieser Zeit müssen sie jederzeit lesbar und unverändert bleiben. Diese Fristen sind nicht unbekannt. Steuerunterlagen unterliegen diesem Zeitraum grundsätzlich. Unternehmen können die gesetzliche Basis mit der Nutzung von professionellen Archivierungslösungen sicher und zuverlässig umsetzen und rechtliche Vorgaben genau einhalten.
